姚仁喜事務所 · 出國行前表系統

秘書操作完整說明

請完整閱讀一次，之後每次出行只需 15–20 分鐘即可完成

📌 這個系統是做什麼的？

老闆每次出國前，需要一份完整的行前確認表，包含：航班、簽證、酒店、接送、天氣、時差等資訊。

這套系統讓您在一個網頁上填好所有資料，按一個鍵產生專屬分享連結，用 WhatsApp 或 LINE 傳給老闆，他點一下就能看到所有資訊，手機、電腦皆可。

不用安裝軟體，不用帳號密碼，只要 Chrome 瀏覽器打開網址即可。

🌐 您會用到的三個網址
🏢
/secretary
主要填資料

秘書工作台。每次出行都在這裡填：旅行名稱、日期、城市、航班、住宿、租車、行前準備、證照效期。

填完按「🔗 產生分享連結」就會得到一個短網址，貼給老闆即可。

🖼️
/cover
上傳照片

封面產生器。上傳一張目的地的照片（例如舊金山全景、東京街景），當作老闆看到的行程表封面。

上傳完按「💾 將此照片設為分享預覽圖」，照片就會自動同步到秘書工作台。

📤
/trip/{自動產生的代碼}
給老闆

老闆專屬行程表連結。系統產生後您複製這個短網址傳給老闆。

同一趟旅行網址永遠不變，就算您改了資料重新產生，連結都是同一個，只是內容會更新。

🪜 每次出行的完整操作步驟
1
打開秘書工作台
在 Chrome 打開 /secretary，或從上方導覽列點「秘書工作台」即可進入。
⚠️ 請固定使用同一個 Chrome 視窗、同一個 profile、別開無痕模式。
資料存在您當下這台電腦的瀏覽器裡，若換 profile 或用無痕，看不到之前的歷史旅行。
2
填寫旅行基本資訊
在畫面最上方「旅行基本資訊」區塊填入：
欄位填寫方式
旅行名稱例：Silicon Valley 出差 2026 春
出發日期 / 回程日期點日曆選日期
天數自動計算！選好兩個日期後會自動填入「N天M夜」
目的地城市例：Silicon Valley / 東京
天氣概況可手填，或按「🌤 查天氣」自動抓
💡 填到一半隨時可按橘色 「💾 儲存此旅行」，避免資料遺失。儲存後會出現在上方「歷史旅行」下拉選單，下次隨時可回來編輯。
3
填航班、住宿、租車、行前準備、證照
畫面中段有 5 個分頁，依序填寫：
分頁內容
✈️ 航班資訊去程 / 回程航班、航空公司、艙等、票號、座位
🏨 住宿資訊酒店名稱、Confirmation No.、網址
🚗 租車資訊若有租車則填，沒有可略過
📋 行前準備接送機、天氣、時差、電壓、注意事項
🪪 證照效期護照、台胞證、ESTA、APEC 卡、駕照等效期
⚠️ 航班資訊有兩位乘客欄位（KY = 姚仁喜、XJ = 姚仁翔）。若兩人票號、座位不同 → 分別填；若完全相同 → 兩欄填一樣即可。
4
設定封面照片
上方導覽列點 「封面產生器」，或直接開新分頁到 /cover。

點中央的上傳區，選一張目的地的代表照片（建議橫向照片，例如城市全景）。

上傳完看到照片出現後，按綠色的「💾 將此照片設為分享預覽圖」。顯示「✅ 已套用至 ...」就成功了。
💡 系統會自動把照片縮成 1200×630（社群分享標準比例），置中裁切，不需要您自己修圖。
📸 太大的原始照片（例如相機 RAW 檔）請先在電腦壓成 2-3MB 內的 JPG 再上傳。
5
回秘書工作台產生分享連結
切回秘書工作台分頁。頁面底部的「封面照片」區塊會自動顯示剛才套用的照片，並標示「✅ 已載入封面圖片」。

往上捲找紫色按鈕 「🔗 產生分享連結」，按下。
系統會跑 2-3 秒，彈出對話框顯示：
https:///trip/(一串隨機代碼)
⚠️ 這串代碼每個旅行都獨一無二，系統自動產生，您不用編輯。
同一趟旅行不管改幾次內容，代碼都不變，您可以放心把同一個連結傳給老闆多次。
6
複製連結，傳給老闆
點對話框裡的 「📋 複製連結」，然後打開 WhatsApp / LINE / Email 貼給老闆。

老闆收到時會自動看到：
  • 您設定的封面照片（大張、漂亮）
  • 行前表 — 目的地 日期範圍（例：行前表 — Silicon Valley 2026.04.02–04.14）
  • 乘客、航班、酒店摘要
點一下連結，就會進入完整的行程表頁面，可以查看所有細節。
7
臨時要改資料？直接回來改
出行前一週接到酒店變更、航班時間調整……直接回秘書工作台：
  • 從上方「歷史旅行」下拉選單選這趟行程
  • 修改需要改的欄位
  • 按「💾 儲存此旅行」保留修改
  • 再按一次「🔗 產生分享連結」更新
連結網址不變，老闆手上那個連結自動看到新內容。不用重寄連結！
❓ 常見問題 & 自救指南
下拉選單的「歷史旅行」突然空了，找不到之前的旅行？ ▶
先按 Ctrl + R 重新整理頁面，99% 的情況會重新出現。

若還是沒出現，請檢查：
  • 是否換了 Chrome profile？（個人 / 公司）
  • 是否不小心開了無痕視窗？
  • 是否換了電腦？資料存在本機瀏覽器，不會跨電腦同步。
旅行主資料若已傳給老闆（產生過分享連結），資料存在伺服器不會消失，但本機的「編輯入口」需要您在同一個瀏覽器才能看到。
老闆說 WhatsApp 預覽的封面還是舊照片，明明我已經換了新的？ ▶
WhatsApp 會把預覽快取幾天，伺服器端其實已經更新，但它懶得重抓。

解法：在網址後面加 ?v=2（下次再加 ?v=3），WhatsApp 會當成新網址重新抓預覽。

例：
/trip/xxxx?v=2
點「產生分享連結」跑很久或報錯？ ▶
第一步：檢查網路。伺服器要上傳資料，網路不穩會失敗。

第二步：看對話框裡的黃色診斷訊息。若顯示「HTTP 500」或「Netlify Blobs」字樣，代表伺服器設定要處理，請聯絡 Chris。

第三步：備用方案。系統有備援：就算伺服器失敗，會自動改用「長網址」格式（一串看起來亂亂的字元），貼到 WhatsApp 雖然不好看但還是能用。
照片上傳失敗或按「套用為分享預覽圖」沒反應？ ▶
通常是照片太大。請先在您電腦上：
  • 用內建的「預覽程式」或「小畫家」把照片調到寬度 2000 px 以下
  • 儲存為 JPG（不要用 PNG、HEIC、RAW 等格式）
  • 檔案大小控制在 2-3 MB 以內
再重新上傳即可。
兩位旅客的資料不一樣，怎麼填？ ▶
航班資訊的每個欄位都有「旅客 1」和「旅客 2」兩欄，分別填 KY（姚仁喜）和 XJ（姚仁翔）的資料。若兩人座位、票號不同 → 分別填各自的。若兩人完全相同 → 兩欄填一樣即可。
證照效期什麼時候要更新？ ▶
平時不用動。只有以下情況才改：
  • 換發新護照（效期改變）
  • 重新申辦 ESTA、APEC 卡、台胞證
  • 換發新駕照
關掉視窗資料會消失嗎？ ▶
不會。只要您有按過橘色「💾 儲存此旅行」或紫色「🔗 產生分享連結」其中一個，資料就存住了。下次打開秘書工作台，從上方「歷史旅行」下拉選單選擇即可繼續編輯。
想把分享連結刪掉、不給老闆看了？ ▶
目前系統沒有「撤回連結」功能。如果要讓舊連結失效，需請 Chris 處理。或者可以把內容清空、改成新行程，老闆打開舊連結就會看到已更新的版本。
老闆用手機打開連結能看嗎？ ▶
可以。行程表頁面在手機、平板、電腦都能看。老闆也可以直接把連結加入書籤、或用 Safari「加入主畫面」變成 App 圖示。
📊 每次出行工作清單
工作項目時機
🏢 打開秘書工作台填基本資訊訂完機票後
✈️ 填航班、住宿、租車、行前準備出行前 2-3 週
🪪 更新證照效期（若有換發）視需要
🖼️ 上傳封面照片、套用為預覽圖資料齊全後
🔗 產生分享連結，複製給老闆出行前 1 週
📝 若有臨時變更，修改資料並重按「產生分享連結」隨時
🌐 瀏覽器使用小叮嚀

固定用同一個 Chrome 視窗操作所有頁面。秘書工作台、封面產生器最好開在同一個視窗的兩個分頁。

⛔ 別用無痕模式 ⛔ 別用兩個不同 Chrome profile 交錯操作 ⛔ 別在兩台不同電腦之間來回切

→ 否則資料會像「被鎖在不同的抽屜」，看似消失其實只是換個 Chrome profile 又出現了。

🙋 遇到問題？
若網頁打不開、產生連結一直失敗、或有任何操作上的疑問，
請聯絡 Chris 或告知老闆，他們可以協助調整系統或排查問題。

感謝您協助老闆每趟行程都有完整、漂亮的行前資訊 🙏